Оперативный учет в Excel

Продолжаю небольшую серию статей о ведении домашней бухгалтерии. Здесь Вы можете ознакомиться с вводной статьей и особенностями планирования бюджета в Excel.

Сегодня же я хочу поговорить о самой простой, но в то же время самой важной табличке в файле БАЛАНС2018(скачать). Называется она "приход_расход" и выглядит вот так:

Количество столбцов в ней семь, количество строк - не ограничено. В первый столбец вносится дата операции в формате 00.00.0000 или 00.00, следующий - "категория", это могут быть коммунальные услуги (расход) или работа (доход). Далее следует статья: электроэнергия (расход) или аванс (доход). Контрагент - это тот, кому деньги уплачены или от кого получены. Последние три столбца количество приобретенных единиц товара, цена и стоимость помогут контролировать не только потраченные деньги, но цены в разных магазинах.

Каждый столбец снабжен автофильтром, который поможет с легкость переносить данные из этой таблицы в наш ежемесячный баланс. Но об этом немного позже.

Я не знаю насколько хорошо Вы владеете программой, поэтому предположу, что не владеете совсем 😋.

Итак, как найти необходимый объект при помощи автофильтра? Для этого нажимаем на стрелочку рядом с названием столбца. Появляется дерево с фильтруемыми данными. В первом столбце у меня выставлен формат ячейки "дата", поэтому при вводе цифр 01.03 появляется надпись 1.мар. Чтобы выбрать подходящий период, для начала нажимаем на клеточку "Выделить всё". Галочки исчезнут, и мы сможем выбрать необходимый период.

Как видите, это может быть год, месяц или даже день.

Аналогично поступаете во всех остальных колонках.

Например, вам нужно определить, сколько было потрачено на питание в феврале. В первом столбце Вы выбираете "февраль", во втором "питание". Программа делает необходимую выборку. Вам достаточно выделить все отображенные клеточки для того, чтобы получить общую сумму расхода.

Также Вы можете использовать столбец "Статья" для отслеживания цен на товары и услуги, проверять честность акций.

 А еще я рекомендую записывать расходы со знаком минус. В принципе, это не обязательно, но поможет оперативно следить за остатком средств. Это очень удобно, если у Вас несколько счетов: кошелек, текущий счет, кредитка с положительным остатком и т.п.

Для того, чтобы это сделать, прежде чем вносить оперативные данные, подсчитайте остаток по всем счетам и введите его в клеточке G2. В последствии будет достаточно нажать на букву "G", выделяя весь столбец, и нужная информация появится в нижней панели.

В следующий раз я расскажу о таблицах, которые не только учитывают, но и помогают анализировать бюджет. А оценив финансовое здоровье Вашей семьи, можно ставить цели и стремиться к их достижению.

Планирование бюджета в Excel

В предыдущем посте я обещала поделиться свое системой финансового планирования и учета.

Первая страничка моего "Баланса", так называется файл, в котором я веду записи, называется "Бюджет". Она помогает мне создать финансовый план на год, увидеть, не потону ли я в своих тратах и заблаговременно накопить необходимые суммы для больших покупок.

Посмотрите на картинку. Я ввела гипотетические суммы, чтобы было легче объяснять.

Как видите, на листе две таблицы.

В нижней мы вводим только одну цифру "Ежемесячный доход". У меня это 1000. Если Ваш доход меняется от месяца к месяцу, то берите средний, а лучше чуть меньше среднего, чтобы не попасть впросак.

 

Далее переходим к верхней таблице. Она состоит из тринадцати колонок. В первой колонке мы записываем статью расходов. Именно их количество определяет количество строк. Условно расходы можно разделить на три группы:

- регулярные (ежемесячные), такие как оплата коммунальных услуг, карманные деньги детям, питание;

- периодические (в известное время несколько раз в год) - покупка одежды в начале сезона, оплата за обучение, страховка авто, дни рождения;

- одноразовые (планируемые, как правило, большие траты) - путешествия, ремонт авто или дома.

Также не забудьте запланировать потери. Если Вы когда-нибудь уже вели учет, то знаете, что иногда "деньги куда-то деваются". Может выронил купюру, лежащую в кармане, а может не записала какую-то покупку, и она затерялась. Это должна быть небольшая сумма, но пусть она будет. 

Выделенная желтым строка - обязательный пункт расходов "Накопления". Изначально он составляет 10% от суммы дохода. Если Вы хотите увеличить ее, просто измените формулу  (=A30*0,1), где 0,1=10%. Уменьшать процент не рекомендую, т.к. реальной пользы от таких отчислений не будет.

Заполняя таблицу, расставляйте наиболее точные и РЕАЛЬНЫЕ суммы. Если Вы хотите уменьшить свои траты, то коррекцией можно заняться позже. Сейчас же наша цель: увидеть отправную точку.

В анализе нам поможет фиолетовая строка, которую я назвала "Денежный поток". Суммы в ней образуются по формуле: денежный поток за предыдущий месяц + доход - расход. Эта сумма показывается сколько у Вас останется денег по результатам этого года. У Вас проблемы, если эта цифра отрицательная. И проблемы тем серьезнее, чем больше эта цифра.

Однако, не стоит слишком сильно бояться отрицательных чисел в этой строке. Как видите, в моем примере в мае месяце из-за близкого соседства ремонта и отдыха, получился минус, но в целом год оказался успешным.

А чтобы в такие месяцы не залезать в долги не брать кредиты в банке, существует наша "подушка безопасности" созданная благодаря ежемесячным 10%-ным отчислениям.

На сегодня все.

С планированием покончено. В следующий раз поговорим об оперативном учете доходов и расходов.

Как и обещала даю ссылку для скачивания файла БАЛАНС2018(скачать).